Vấn đềNhập liệu thủ công từng văn bản: số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu… tốn nhiều công và dễ sai.
Giải phápOCR tiếng Việt đọc bản quét, AI gợi ý sẵn các trường chính. Cán bộ chỉ cần kiểm tra và xác nhận.
Đang mở đăng ký đơn vị thí điểm
Số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ, nhanh hơn với AI
ArchiFlow giúp cơ quan, đơn vị liên kết bản quét với dữ liệu hồ sơ, nhận dạng chữ tiếng Việt, gợi ý siêu dữ liệu tự động và biên mục theo Thông tư 05/2025/TT-BNV. Triển khai ngay trên máy chủ của cơ quan, dữ liệu không rời khỏi đơn vị.
- OCR tiếng Việt chạy nội bộ
- Theo chuẩn TT 05/2025/TT-BNV
- Triển khai tại chỗ (on-premise)
123/QĐ-UBND AI
15/03/2026 AI
Quyết định AI
UBND phường AI
Về việc phê duyệt kế hoạch chỉnh lý tài liệu… AI
Vĩnh viễn
Công khai
Đạt chuẩn quét ≥200 dpiXác nhận
Vì sao cần ArchiFlow
Từ kho giấy chất đống đến cơ sở dữ liệu tra cứu được
Vấn đềBản quét PDF nằm rời rạc trong thư mục, khó khớp với mục lục hồ sơ và văn bản.
Giải phápLiên kết hàng loạt bản quét theo mã hồ sơ, mã văn bản; kiểm tra chất lượng quét ngay khi tải lên.
Vấn đềQuy định mới (Luật Lưu trữ 2024, TT 05/2025/TT-BNV) thay đổi trường dữ liệu; TT 02/2019 đã hết hiệu lực.
Giải phápDanh mục và trường biên mục dựng sẵn theo TT 05/2025; nhập được dữ liệu cũ theo cấu trúc TT 02/2019 để chuyển đổi.
Vấn đềTìm một hồ sơ trong kho mất hàng giờ; không rõ hồ sơ nằm ở kho, giá, hộp nào.
Giải phápTra cứu toàn văn có dấu hoặc không dấu, kèm vị trí Kho – Giá – Hộp và nhãn hộp có mã QR.
Tính năng chính
Một phần mềm cho cả quá trình chỉnh lý và số hóa
Từ phông, mục lục, hồ sơ đến từng văn bản và từng trang quét.
Số hóa & liên kết bản quét
Tải lên PDF hàng loạt, tự khớp theo mã hồ sơ hoặc mã văn bản; nhập mục lục từ Excel có kiểm tra lỗi trước. Kiểm tra độ phân giải (≥200 dpi, ≥300 dpi với bản đồ, bản vẽ), độ sâu màu và PDF/A.
OCR tiếng Việt
Nhận dạng chữ tiếng Việt có dấu (Tesseract vie), tạo PDF/A hai lớp để tìm kiếm. Xử lý nghiêng trang, giảm nhiễu do con dấu. Chạy hoàn toàn trên máy chủ nội bộ.
AI tự điền siêu dữ liệu
Gợi ý số ký hiệu, ngày văn bản, tên loại, cơ quan ban hành, trích yếu cho hồ sơ và văn bản. Mỗi gợi ý đều đối chiếu với nội dung bản quét; vùng chữ viết tay được đánh dấu cần kiểm tra. Người dùng luôn là người xác nhận.
Biên mục chuẩn TT 05/2025
Phông → mục lục → hồ sơ → văn bản. Bộ danh mục dựng sẵn theo Phụ lục I TT 05/2025/TT-BNV: thời hạn lưu trữ, chế độ sử dụng, ngôn ngữ, tên loại văn bản, tình trạng vật lý, mức độ tin cậy.
Quản lý Kho – Giá – Hộp
Khai báo kho kèm sơ đồ, tạo giá với dải số hộp, gán giá cho phòng ban. Mã hồ sơ giấy sinh tự động theo vị trí; in nhãn hộp có mã QR để quét mở nhanh.
Tra cứu, khai thác & thống kê
Tìm kiếm toàn văn tiếng Việt, lọc theo thời hạn lưu trữ, còn hạn/hết hạn. Xuất và in mục lục hồ sơ, danh mục văn bản (PDF, Excel). Thống kê theo phông và năng suất nhập liệu.
Quy trình
Sáu bước, từ trang giấy đến dữ liệu khai thác
- 1
Scan
Quét tài liệu, tải PDF lên và liên kết với hồ sơ, văn bản.
- 2
OCR
Nhận dạng chữ tiếng Việt, tạo PDF/A hai lớp.
- 3
AI tự điền
Gợi ý siêu dữ liệu từ nội dung văn bản.
- 4
Biên mục
Cán bộ kiểm tra, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ.
- 5
Tra cứu
Tìm toàn văn, xác định vị trí Kho – Giá – Hộp.
- 6
Khai thác
Xuất mục lục, báo cáo, thống kê theo phân quyền.
Tuân thủ quy định
Xây dựng theo văn bản pháp luật hiện hành về lưu trữ
ArchiFlow được thiết kế bám sát Thông tư 05/2025/TT-BNV về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số (hiệu lực từ 01/07/2025), thay thế Thông tư 02/2019/TT-BNV.
ArchiFlow đang trong giai đoạn phát triển. Danh sách chi tiết các yêu cầu đã đáp ứng sẽ được công bố cùng từng phiên bản.
- TT 05/2025/TT-BNV: trường thông tin phông, hồ sơ, tài liệu và bảng mã theo Phụ lục I; yêu cầu bản số hóa PDF/A, độ phân giải, đặt tên tệp theo mã hồ sơ.
- Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 và Nghị định 113/2025/NĐ-CP: thời hạn lưu trữ, các trường thông tin tối thiểu, nhật ký hệ thống.
- TT 16/2023/TT-BNV và QĐ 128/QĐ-VTLTNN: quy trình chỉnh lý tài liệu giấy và các biểu mẫu kèm theo.
- TT 06/2025/TT-BNV: mẫu mục lục hồ sơ khi in, xuất.
- Dữ liệu cũ theo TT 02/2019: hỗ trợ nhập và chuyển đổi sang cấu trúc mới.
Triển khai & bảo mật dữ liệu
Dữ liệu ở lại cơ quan của bạn
Phù hợp với yêu cầu của cơ quan nhà nước: cài đặt trên hạ tầng của đơn vị, không phụ thuộc dịch vụ đám mây bên ngoài.
Triển khai tại chỗ (on-premise)
Cài đặt trên máy chủ hoặc mạng nội bộ của cơ quan. Tài liệu, cơ sở dữ liệu và kết quả OCR đều lưu tại đơn vị.
Không gửi dữ liệu ra ngoài
OCR và AI chạy nội bộ; OCR đám mây mặc định tắt. Phần mềm không tự kết nối về nhà cung cấp.
Đăng nhập an toàn
Xác thực hai lớp (TOTP) cho quản trị viên, khóa tài khoản khi đăng nhập sai nhiều lần, tự khóa phiên khi không sử dụng.
Nhật ký & kiểm soát tải về
Ghi nhật ký thao tác; quyền xem, tải, in, xuất được tách riêng theo từng phông. Bản tải về có dấu nhận diện người tải.
Phân quyền theo 5 vai trò
- AdminToàn quyền cấu hình, người dùng, nhật ký
- Quản trịQuản trị cấp cơ quan: tài khoản, danh mục, kho
- Quản lýHoàn thiện hồ sơ, báo cáo, thống kê
- Nhập liệuTạo, sửa hồ sơ, văn bản; tải bản quét
- KháchChỉ xem, theo chế độ sử dụng và độ mật
Chương trình thí điểm
Mời các đơn vị cùng thí điểm ArchiFlow
ArchiFlow đang được phát triển và tìm kiếm một số đơn vị đầu tiên để dùng thử trên tài liệu thực tế, cùng hoàn thiện sản phẩm theo đúng nhu cầu nghiệp vụ.
Đăng ký tham gia thí điểmPhù hợp với
- Chi cục, trung tâm lưu trữ
- Văn phòng UBND phường, xã
- Sở, ban, ngành có kho lưu trữ cơ quan
- Doanh nghiệp có bộ phận lưu trữ, đơn vị dịch vụ chỉnh lý, số hóa
Đơn vị thí điểm nhận được
- Hỗ trợ cài đặt và hướng dẫn sử dụng trực tiếp
- Ý kiến nghiệp vụ được ưu tiên đưa vào lộ trình phát triển
- Trao đổi cụ thể về phạm vi và điều kiện thí điểm
Liên hệ
Đăng ký dùng thử hoặc yêu cầu demo
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại để sắp xếp buổi giới thiệu phù hợp với đơn vị của bạn.
Email: hello@archiflow.vn